O bom planejamento é essencial quando se pensa em eventos corporativos, pois o responsável conta com prazos e dependências entre tarefas, a fim de que seja possível alcançar um determinado objetivo. Por isso, o trabalho deve ocorrer de forma minuciosa, para que seja possível atender às expectativas dos envolvidos, tomando cuidado com alguns erros que podem ser comuns em uma organização de eventos corporativos. Entretanto, eles podem e devem ser evitados e minimizados.
Sendo assim, é possível adotar boas práticas nesses tipos de eventos, sendo elas fundamentais para alcançar os resultados esperados. Assim, a CG Limpeza listou 5 erros que você deve evitar em seu evento, garantindo elogios dos diretores e colaboradores da sua empresa. Confira!
5 erros para evitar na organização de eventos corporativos
Não definir o objetivo do evento corporativo
Primeiramente, é preciso definir qual é a intenção do evento corporativo. No caso de um curso, por exemplo, o objetivo costuma ser a capacitação dos colaboradores da empresa. Já um congresso possui como uma de suas intenções, o aumento de networking.
Com o objetivo do evento corporativo estando claro, a organização pode ocorrer de forma mais eficaz, no formato correto para o público e com equipamentos e materiais necessários.
Esse erro é mais comum do que se imagina, pois o gestor de marketing inicia a organização de um evento listando os determinados objetivos, mas, ao decorrer da organização, o projeto corre o risco de sofrer muitas alterações, de forma que sua função permanece desconhecida.
Portanto, é preciso definir com clareza seus objetivos e as melhores estratégias para atingir as metas, levando em conta se, por exemplo, o evento é voltado para público interno ou externo, e quais são suas características.
Falta de investimento na divulgação
Essa é uma das etapas mais importantes da organização, pois sem divulgação ninguém fica sabendo da existência do evento. Portanto, é recomendado investir em e-mail marketing e redes sociais, montando uma estratégia de conteúdo, a fim de gerar expectativa no público.
Em eventos corporativos, a lista de convidados precisa de uma boa avaliação, não deixando faltar pessoas relevantes para o objetivo do evento. É preciso estudar seu público e definir quais são os melhores canais para uma comunicação eficiente. Por exemplo, não adianta criar e impulsionar campanhas no Instagram e no Facebook, se o seu público usa apenas WhatsApp ou SMS.
Além disso, não basta contar apenas com convites automatizados, pois, apesar de serem boas ferramentas, podem ficar genéricos ou até mesmo deixar alguma falha. É sempre bom adotar um pouco de trabalho manual, como um telefonema, principalmente para convidados importantes.
Não predefinir o orçamento
O orçamento pode ser considerado o item de maior importância para o bom funcionamento do evento. Portanto, é preciso analisar e prever os gastos em geral, para definir uma margem maior para o caso de despesas extras. Além disso, deve haver os registros de todos os custos para o controle financeiro.
Definir o orçamento pode, inclusive, evitar de que um outro erro muito comum seja cometido: economizar em itens essenciais, o que pode levar à contratação de serviços/produtos sem qualidade.
Falta de preparo para imprevistos
Os imprevistos acontecem, seja o seu planejamento criterioso ou não. Com isso, a solução é preparar-se para resolvê-los imediatamente, com a ajuda de sua equipe, de forma que o evento não seja comprometido.
É preciso que a organização programe uma folga no cronograma para possíveis atrasos, a fim de evitar que algum imprevisto atrapalhe o evento, calculando o prazo de entrega de itens para uma semana antes do evento.
Contagem errada do número de utensílios
Dentro da categoria de imprevistos, os utensílios, como descartáveis e brindes, estão dentro das possibilidades de atrasos ou acidentes no período de entrega. Por isso, você deve contar com uma empresa de qualidade e confiança que possa oferecer produtos descartáveis de alta qualidade e preços acessíveis para seu evento corporativo. E para isso você pode contar com a CG Limpeza.
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